إدارة الوقت لإنجاز المزيد

إذا كنت ترغب حقا في تحقيق الكثير في يوم واحد حاول استخدام الأنظمة التالية :

قائمة المهمات اليومية

أولا، مع نهاية اليوم وقبل مغادرتك لمكتبك أو بعد انتهائك من عملك ضع قائمة بأهم الأعمال المطلوب منك تنفيذها فى اليوم التالي. يمكن لهذه القائمة أن تكون في دفتر مذكرات أو حتى على ورقة عادية. 

ولا يهم حقا ما الذي تطلقه على هذه القائمة "قائمة ما يجب فعله" أو "قائمة اليوم" المهم أن تكتبها فحسب فى نهاية اليوم.

ثانيا، ضع ترقيما لمحتويات هذه القائمة بحسب أولوية إتمام المهام أخيرا فى اليوم التالي عندما تقرر بدء العمل، ابدأ بالمهمة رقم واحد ولا تتركها حتى الانتهاء منها ، ثم تقدم إلى المهمة رقم اثنين، وهكذا حتى تنتهى من كل القائمة

وحتى يصبح النظام السابق ذكره فعالا يجب :

1 - اكتب القائمة قبل تنفيذها بيوم

إن هذه الخطوة عكس ما اعتاد الكثير منا القيام به، فأول شيء نقوم به صبيحة يوم العمل هو إعداد خطة هذا اليوم، لكن المشكلة فى هذا الأسلوب أنه بينما أنت تقرر أى المهام ينبغى تنفيذها اليوم تجد الهاتف يرن وتصلك العديد من الرسائل الإلكترونية ويأتى إليك موظفون آخرون بأولوياتهم هم، وقبل أن تدرك هذا يخرج اليوم على سيطرتك وتصبح كل تصرفاتك مجرد ردود أفعال لما يحدث حولك بدلا من أن تكون أفعالا فعالة. 

أيضا يكون العقل نشطًا جدا في بداية اليوم، إذن لم تهدر هذه الطاقة في التفكير فيما يجب أولا يجب القيام به بينما يمكن فعل هذا في وقت آخر؟ افضل حل هو تفويض أشخاص للقيام بالمهام الثانوية فى اليوم السابق لأداء هذه المهام الرئيسية ، وليس في صبيحة نفس اليوم.

2 - فى أثناء اليوم، أضف المهام المنتهية

حذف المهام المنتهية محفز للغاية؛ لأنك سترى مدى تقدمك في العمل، كما أنك بهذا ستكون متحكما في أهم أصولك وممتلكاتك - عقلك ، وفي نفس الوقت ستساعده على البقاء محفزا ليؤدى بشكل أكثر فعالية.

3 - التزم بالقائمة

في أغلب الأيام لن تتمكن من الانتهاء من القائمة بشكل كامل، لكن إذا التزمت بها، فستكون المهام التي تركز عليها وتنتهى منها هي تلك الأكثر أهمية.

4 - رتب أولوياتك وقم بالمهام المزعجة أولا

المهمة الأولى فى أغلب القوائم دائمًا ما تكون أكثر المهام إزعاجًا وباستمرار هناك إغراء بأن تقوم بالمهام السهلة والسريعة أولا، لكن إذا فعلت هذا حقا لن تنتهى من هذه المهام بتلك السرعة والسهولة التى تتوقعها ، لأنك في قرارة نفسك تعلم أن تلك المهمة المزعجة مازالت موجودة ومطلوب تنفيذها. لكن، إذا انتهيت من المهمة المزعجة، تُرى، كيف سيكون شعورك ؟ ستشعر بالراحة والابتهاج وستكون أكثر تحفزًا. لذا، تعامل مع أصولك ومواردك بالشكل الصحيح، وستدهش من كم الأشياء التي يمكنك إنجازها.

5 - تعامل مع المقاطعات والمشتتات بشكل فعال

أخيرا ، كن واقعيًّا. هل مر عليك يوم لم تواجهك فيه أية مقاطعات أو مشتتات وتمكنت فيه من الانتهاء من المهام كلها؟ إذن كيف تتعامل مع المقاطعات أو المكالمات الهاتفية أو الطوارئ أو الأزمات أو طلبات أى شخص آخر؟  

لمواجهة هذه المشكلة اسأل نفسك، هل هذه المقاطعة أكثر أهمية مما أفعله الآن؟ أجب بـ "نعم" أولا فحسب؛ فإذا كانت أكثر أهمية تعامل معها في الحال، أما إذا كانت الإجابة بلا ، فضع المهمة في القائمة في أي مكان.

هناك نظاما لترتيب الأولويات فعال للغاية في مجال الأعمال. يجب أن تكون المهمة رقم واحد هى أى شيء سيدر ربحا قد تكون هذه المهمة هي معالجة شكوى ما ، أو رسالة مهمة، أو فرصة لمزيد من صفقات البيع أو المزيد من الأعمال، المهم أن تكون المهمة الأولى ستدر ربحا ؛ فبجعل هذه المهمة هى الأولوية الأولى سيكون مستقبلك ومستقبل كل من يعمل معك آمنا.

الأولوية الثانية - إذا واجهتك مقاطعة - ستكون مساعدة شخص آخر. قد يكون المطلوب منك اتخاذ قرار، أو إعطاء إرشاد أو تدريب أو دعم لشخص ما، أو الرد على مذكرة أو رسالة ما.

الأولوية الثالثة هي التعامل مع المشاكل، وستكون هذه المهمة شيقة للغاية إذا كانت المهمتان السابقتان مهمتين تنفيذيتين - ستجد القليل من المهام من نوعية الأولوية الثالثة.

الاسترخاء ووقت الراحة

إذن، بعد الانتهاء من إدارة وقت العمل من المهم جدا أن تتأكد من أن وقت الراحة هو وقت للانفصال نهائيا عن العمل والعديد من الناس يواجهون مشاكل فى تنفيذ هذا الانفصال ، وإذا كنت واحدا من هؤلاء الأشخاص قد يساعدك تخيل أن لديك زرا ضخما للتشغيل بداخلك، تقوم بإطفائه في نهاية آخر يوم عمل في الأسبوع للانفصال عن عملك ، ثم تعيد تشغيله بعد انتهاء العطلة الأسبوعية.

الحفاظ على الوقت

جرب العمل على إحدى الأوراق والانتهاء من هذا العمل مرة واحدة وأنت تعرف أنك لن تعود لهذه الورقة مرة أخرى. الآن قيم أداءك في العمل على هذه الورقة. 

فكرة أخرى : "ما حجم الأعمال التى تنتهى منها في اليومين السابقين للعطلة الأسبوعية ، وكيف تنهي هذه الأعمال؟ سيدهشك أنك تنتهى من الكثير من الأعمال بشكل كامل ومنظم فى هذين اليومين - يمكنك أن تجعل كل الأيام بنفس الشكل.

التسويف

إذا أردت أن تصل للنجاح عليك أن تتغلب على التسويف ( تأجيل المهام المطلوب الانتهاء منها) . وقد يقول المسوف :

هل تعتقد أن الأشخاص الناجحين يسمحون لأنفسهم بالتسويف؟ بالطبع لا؛ فالتسويف هو صفة أساسية لغير المنجزين والتعساء فحسب.

"انته من أعمالك الآن" هي القاعدة التي يجب ان تلتزم بها لمحاربة التسويف .

أصبح المتعارف عليه منذ القدم أن الأشخاص المنجزين يحتاجون إلى وقت للتفكير. والعديد من الناس لا يسمحون لأنفسهم بالحصول على هذا الوقت الخاص، بل يصل الأمر ببعضهم إلى التعامل معه على أنه رفاهية هذا أمر خاطئ بالطبع، لأن وقت التفكير ليس رفاهية، بل هو ضروري وجوهري لتحقيق الإنجازات. 

ويخصص أغلبنا وقتا للتفكير فقط وهو يقود السيارة بدلا من إعطاء أنفسنا نصف يوم بشكل أسبوعى للتفكير، أو حتى مجرد ساعات قليلة من وقت لآخر بعيدا عن الهاتف، وفى مكان يتمتع بالخصوصية للتفكير فحسب.

لذا، من الآن فصاعدا لا تتعامل مع وقت التفكير على أنه رفاهية، وخطط له في حياتك على أنه شيء أساسي وجوهري.

ماذا عن وقت التعلم ؟ القراءة وإعداد أفكار جديدة واستيعاب المعلومات وتطوير مهارات جديدة. إن كل هذه الأشياء مهمة للغاية للوصول إلى النجاح وتحقيق الإنجازات. وإذا كان الوقت الحالى الذي تقضيه فى التعلم على مدار الشهر هو "صفرًا" فيجب أن تبدأ الآن وتخصص ثلاث أو أربع ساعات للتعلم. 

ويمكنك أن تحول سيارتك إلى قاعة للدراسة، مثلا حين تسافر إلى أي مكان قم بتشغيل مواد علمية في تخصصك أو تخصص تحب تعلمه. ومن المدهش أن تتمكن من الاستفادة من الوقت المهدر وغير المثمر وتحوله ليصبح وقتا فعالا مليئا بالاستفادة. 

وعليك أيضا أن تستثمر نفسك في كتب العلمية المفيدة ؛ فهذه الكتب استثمار ناجح، والساعات القليلة التي ستقضيها فى الدراسة ستجنى منها فوائد لا حصر لها.

وقت التمرن

ماذا عن وقت التمرينات الجسدية؟ هل تخصص وقتا يوميا للحفاظ على لياقة جسدك - وهو ما سيساعد بدوره على رفع أداء عقلك؟ إن هذه حياتك، وهذا وقتك - فكم من الوقت تريد أن تحيا ؟ وما نوعية الحياة التي تريد أن تحياها ؟ وما مستوى جودتها ؟ اعلم أنه عندما يتوقف الجسد عن الأداء بسبب الإهمال أو سوء الاستخدام، ينحدر مستوى جودة حياتك بشكل رهيب. 

تُرى ما الذي سينتج عن العمل لساعات طويلة؟ فى العديد من الحالات تصبح النتيجة استهلاك كميات كبيرة من الأطعمة وتناول المشروبات. وفوق كل ما سبق، يتوقف الجسد عن الأداء بمستوى الفعالية المطلوب، وهو ما يعنى انخفاض مستوى جودة الحياة وينتهى الأمر بكل هذا الكفاح والمجهود سدى وبدون أي نفع. إن الأمر يبدو عديم الجدوى إذا كان الكفاح من أجل النجاح سيضعك على كرسى متحرك، أو في المستشفى .

تخيل أن جسدك يشبه بطارية السيارة لن يتحرك بدون إعادة شحنه - مع مراعاة أن بطارية السيارة تتم إعادة شحنها أثناء القيادة، وأجسادنا وعقولنا تحتاج باستمرار إلى إعادة الشحن هى الأخرى، لذا يجب أن يتم تقدير وقت إعادة الشحن هذا والتخطيط له بشكل حسن. ويمكن لهذا الوقت أن يكون هو نفسه وقت الراحة أو وقت العائلة. 

وبعد حصولنا على هذه الفترة من الوقت نجد أننا نتخذ قراراتنا بشكل أفضل ونستجيب لما حولنا بشكل أحسن، كما أننا نصبح أكثر إبداعا. 

إذن ، فالرياضة والهوايات والاهتمامات الشخصية تعتبر كلها عناصر مهمة نحتاج إليها أثناء سعينا وراء النجاح والسعادة.

حماية رصيدك البنكي من الوقت

حاول ألا تهدر وقتك ؛ انتفع بكل دقيقة تقضيها وأنت مستيقظ، وبالإضافة إلى هذا، لا تسمح للآخرين بإهدار وقتك الثمين؛ وكل شخص ناجح لا يتحمل أبدا البقاء مع مهدري الوقت. لذا عليك أن تتأكد دائما من أن كمية الوقت المحدودة والمتاحة لك في رصيدك البنكي لا يتم إهدارها من قبل الآخرين، وبالأحرى ليس من قبلك أنت!