كيف تنظم وقتك وتزيد إنتاجيتك ؟
1. تعرف على نوعية الوقت
فالوقت له نوعان، حقيقي ومُدْرَك، فالساعة التي يقضيها الشخص في الانتظار ليست كتلك التي يقضيها في التنزه مع الأصدقاء أو في قضاء وقت ممتع، ولذا من الخطأ تحديد ساعات معينة لإنجاز مهمة ما دون النظر فعلياً في نوعية المهمة.2. أوجد الدافع
قد تكون الرغبة في توفير مزيد من الوقت وتحقيق قدر عالٍ من النجاح دون الإخلال بجودة الأداء هو أهم دافع لتحسين الانتاجية. كما يعتبر وجود رؤية للحياة وأهداف عظيمة وقيم ارقية محف اًز ودافعاً للشخص لمزيد من محاولة زيادة معدل عطائه وإنتاجه.3. خذ استراحة
التوقف عن العمل أو التعلم لفترة محددة، عامل أساسي لاستم ارر الجهد ومضاعفة النتائج، سواء كان على شكل عطلة لأيام أو أسابيع أو أشهر ،أو حتى لعدة دقائق أثناء ممارسة أي عمل. حيث يعتبر ذلك أداة مهمة لزيادة الفاعلية. يقول جودي جيمس: " امنح عقلك بعض الاست ارحات، إن إرشادات الصحة والسلامة تنصح بعدم قضاء أكثر من 20 دقيقة في التحديق إلى شاشة الكمبيوتر في المرة الواحدة، إن الاست ارحات المنتظمة تزيد فعلياً من إنتاجيتك، طالما أنها ليست متكررة جداً أو طويلة جداً. تمنح الاستراحات عقلك وجسمك فرصة للراحة والتعافي، لذلك عندما تعود إلى العمل، ستكون أكثر كفاءة وإنتاجية، وعلى العكس من ذلك، فإن الأشخاص الذين لا يكادون يأخذون فترات راحة لا ينجحون إلا في إرهاق أنفسهم، فقد يعملون أكثر، ولكن بكفاءة أقل بكثير، وهو أمر سيئ بالنسبة لهم وسيء بالنسبة لجودة العمل الذي يقومون به ".4. رّكز
إن الانتباه المركز هو ما ينبغي للشخص تعلمه والتدرب عليه وممارسته ،فهو الحصن المنيع ضد ضياع الوقت، والذي قد لا نشعر بضياعه إلا في وقت متأخر أحياناً!يقول الكاتب الشهير المتخصص في علم النفس آدم ج ارنت: " بالنسبة لمعظم مسيرتي المهنية، فإن السؤال الأكثر شيوعاً الذي يصلني هو: كيف يمكنني إنجاز المزيد من العمل؟ ولكن الحقيقة هي أنني لا أشعر بإنتاجية كبيرة، إنني دائماً ما أقوم بأقل مما يجب من أهدافي اليومية لأحقق التقدم، لذلك كافحتُ للإجابة على السؤال. برأيي الأمر لا يتعلق فقط بإدارة الوقت، ولكن يعتمد بشكل أكبر على إدارة الانتباه والتركيز، من حيث إعطاء الأولوية للأشخاص والمشاريع المهمة. إنه فن التركيز على إنجاز الأمور للأسباب الصحيحة وفي الأماكن المناسبة وفي اللحظات المناسبة، وكما أن للعقل قد ارت كبيرة فهو أيضاً عرضه للتشتت بشكل أسرع مما نظن، خصوصاً في زمن تضاعفت فيه كمية ونوعية المشتتات، كما أن التركيز في مهمة واحدة يضاعف الإنتاجية ."
من زاوية أخرى فإن التركيز على اللحظة الراهنة والوقت الحاضر دون الانشغال بالماضي أو المستقبل يزيد من وضوح الهدف، ويضاعف من القدرة على الإنجاز. فالشخص قد يحتاج قرابة ثلث ساعة ليعود إليه التركيز مجدداً بعد أن يشتت انتباهه أشياء مثل إشعارات الجوال، أو التحدث مع الآخرين وما إلى ذلك، وذلك بناء على دراسة نشرها باحثون من ألمانيا والولايات المتحدة الأمريكية في عام 2008م.
5. اعرف الوقت المناسب
لكل شخص وقت مناسب يعمل فيه، فالبعض يزيد تركيزه في أول النهار وآخر في منتصفه وثالث في المساء وهكذا، فمعرفة الشخص لساعاته الذهبية والتي يكون فيها في قمة نشاطه الذهني والجسدي يعتبر أمراً مهماً في تحسين الإنتاجية. في كتابه When يوضح دان بينك أن إيقاعك اليومي يمكن أن يساعدك في معرفة الوقت المناسب للقيام بعملك الإنتاجي والإبداعي. فمثلاً إذا كنت صباحياً فيمكنك القيام بأعمالك التحليلية مبكراً عندما تكون في حالة تأهب قصوى، والمهام الروتينية الخاصة بك تكون حول وقت الغداء، وعملك الإبداعي يكون في وقت متأخر من بعد الظهر أو في المساء.6. جِدْ القدوة
يتأثر الإنسان بشكل كبير بمن حوله، خصوصاً الأشخاص الذين يقضي معهم فترات طويلة، وكما أن المشاعر معدية فكذلك الإنتاجية معدية أيضاً، ولكي نحسن من إنتاجيتنا نحتاج أن نبحث عن أولئك الذين يبعثون في داخلنا الحماسة للإنجاز والعطاء، أولئك الذين نتعلم منهم آليات مضاعفة الإنتاجية، ومن إيجابيات وسائل التواصل الاجتماعي أنها تتيح لنا متابعة مثل أولئك، ليبعثوا فينا الهمة ويعطونا شيئاً من الإلهام.7. حوّل الإنتاجية إلى عادة
لا يمكن أن تتحسن الإنتاجية دون تحويل ممارساتها إلى عادات يومية وأسبوعية وشهرية، وبتراكم تلك العادات ينتج مستوى عالي من الأداء المميز.8. اكتب قائمة المهام
مع وجود المشتتات والانشغالات قد تنخفض قدرتنا على تذكر كل ما نود القيام به من مهام يومية، ولذا فمن الطبيعي أن يكون تدوين تلك المهام والأهداف أداة فعالة ينبغي الحرص عليها بشكل دائم، فهي تساعد على تصفية الذهن ولها دور أساسي في زيادة معدل الانتاجية، ولا تقتصر أهميتها على ذلك فقط بل إنها تحسن من جودة النوم، كما أوضح ذلك البروفيسور مايكل سكالن من جامعة بايلور في دراسة نشرت له في عام 2018م.9. اعتن بطاقتك الجسدية
وذلك لأن انتاجية الشخص تعتمد بشكل رئيسي على طاقته الجسدية، ويمثل النوم والغذاء أهم مصدرين لها، فقد أثبتت دراسة علمية جرت على 4000 موظف أن قلة النوم تقلل الانتاجية بشكل ملحوظ. وفي عام 2012م نشرت دراسة ضخمة جرت على ما يقرب من 20 ألف شخص، قادها البروفيسور اري ميريل أثبتت وجود علاقة واضحة بين نوعية وكمية الغذاء وبين معدل الانتاجية، وبيّنت الدراسة أن معدل الانتاجية لدى الأشخاص أصحاب العادات الغذائية الغير صحية كانت منخفضة .10. فرق بين الانشغال والإنتاجية
بيّن الكاتب لاري كيم في مقال نشره بعنوان: الفرق بين الأشخاص المشغولين والمنتجين، بأن الشخص المنتج هو الذي يرّكز على أن يكون منتجاً وليس مجرد شخص مشغول. فهناك فرق كبير بين الحركة والإنجاز، بينما قد تضمن قوائم المهام أن تشعرك بالإنجاز فإنها لا تضمن الاقتراب من أهدافك النهائية!11. استفد من الوقت الضائع
تتفلت أوقات كثيرة كل يوم من بين أصابعنا دون الاستفادة منها، وضياع بعض تلك الأوقات ليس بسبب الإهمال، بل بسبب اضطرارنا لتأدية بعض المهام التي قد لا تحتاج تركيز عالي ولكنها تتطلب وقتاً، مثل أوقات الانتظار وركوب المواصلات العامة وغيرها، في مثل هذه الحالات توجد فرص لزيادة الانتاجية، فيمكن الاستفادة من جهاز الجوال في إنهاء بعض الأعمال، أو حتى في تعلم معارف مختلفة، أو يمكننا محاولة الشعور بالهدوء والتأمل، وغير ذلك.12. تتبع وقتك
حين ننغمس في الحياة قد لا نعي أين تذهب أوقاتنا فعلاً، خصوصاً في ظل وجود برامج التواصل الاجتماعي وغيرها، ولذا ينبغي أن نجري تتبعاً دقيقاً لوقتنا اليومي، مثل الاستفادة من البارمج التي تحسب مدة استعمال الجوال، والذي يعتبر إدمان تصفحه من أكبر التحديات، يمكن أن نكتب بدقة ما عملناه من بداية اليوم وحتى نهايته، عند ممارسة هذه العادة لعدة أيام سيزيد مستوى إدراكنا للوقت.13. اهتم بمشاعرك
تتأثر إنتاجيتنا بنوعية مشاعرنا، فمشاعر الحزن والضيق والقلق وغيرها قد تكون معيقة ومعرقلة لإنجاز الأهداف والمهام، وهذا أحد أهم الفروق بين إنتاجية الشخص وإنتاجية الآلة، ولذا ينبغي الحرص على بناء مشاعر إيجابية دافعة للعطاء، من خلال تعلم مهارات إدارة الضغوط وزيادة المرونة النفسية وممارسة الرياضة وغيرها.14. قسّم أهدافك
في بعض الأحيان قد نتعامل مع مهام كبيرة، وقد نحتاج إلى شهور لإنجازها، مما قد يسبب لنا تدني وانخفاض في مستوى الحماس، لذا قم بتقسيم كل مهمة كبيرة إلى مهام أصغر، والتركيز بشكل أساسي على إنجاز تلك المهام الصغيرة والاحتفاء بذلك.15. أجّل ارتياحك
قد لا ينتج الشّخص لأن بعض المهام ليست ممتعة، فمن المحبب للنفس التخلي عن المهمة الصعبة من أجل الاستمتاع بما هو أقل قيمة وأكثر متعة، ولكن بمجرد أن تقنع ذاتك أن الطريقة الوحيدة للوصول إلى تلك الأنشطة الممتعة هي القيام ببعض الأنشطة الأخرى أولاً، والتي قد يكون فيها شيء من عدم الراحة ولكنها الأكثر أهمية.16. احذف بعض المهام
من الخطأ أن ينظم الشخص وقته بناء على المهام التي يود تحقيقها فقط ،بل ينبغي أن يجري مراجعة دقيقة ليرى ما هي الأعمال والمهام التي يمكن الاستغناء عنها وحذفها، ولذا فقد نجحت بعض الشركات فقط لأنهم توقفوا عن إنتاج منتجات معينة وركزوا على منتجات أخرى.17. قل لا
قد يضيع وقت الشخص حين لا يستطيع قول لا، فالوقت محدود ولا مكان سوى للأهداف المحددة الواضحة ذات القيمة. يقضي البعض وقته في محاولة إرضاء الجميع على حساب نفسه وحياته، هذا لا يعني أن يكون الشخص أنانياً ولكن ينبغي عليه أن يكون متوازناً. كما أن أهمية قول لا ليس للآخرين فقط بل أن يقولها لنفسه أيضاً! فمن طبيعة النفس ميلها للراحة وعدم الإنجاز والبحث عن الأعذار والملهيات، قد تجد شخصاً يضع قائمة مهام وأهداف جميلة، لكنه يفشل بسبب عدم قدرته على مواجهة رغبات ذاته.18. اعرف أهدافك
قد يتساءل البعض كيف أرتب وقتي؟ وقد يمكث وقتاً طويلاً في البحث عن إجابة، لكنه قد يغفل أن مهارة تنظيم الوقت تعتمد على معرفة الأهداف التي يود الشخص إنجازها، فمهارة إدارة والوقت والانتاجية ليست سوى أداة مساعدة لتهيئة الفرصة المناسبة لتحقيق تلك الأهداف .19. استفد من التقنية
وفرت التقنية طرقاً عديدة من خلال مئات التطبيقات التي تنظم مواعيد الشخص ومهامه وأهدافه، مشكلة البعض أنه يبذل وقتاً في تسجيل قوائم المهام والأهداف، ويبالغ في ذلك، حتى يصل لفترة معينة يفقد فيها الرغبة في استخدام تلك البرامج، ويصبح وجودها عبئاً قد يعيق عن الاستمرار.20. اعرف أولوياتك
المشكلة الأساسية لدى البعض في إدراته لوقته هي عدم معرفته العميقة بدرجة أولوية وأهمية كل هدف أو مهمة، قد تجده يبدع في تنظيم المهام والأهداف، ولكنه قد يضيع وقته في التعامل مع أهداف ومهام ذات أولوية أقل، والمشكلة أنه قد يوهم نفسه بأنه صاحب إنجاز عالٍ! ومع الوقت - حين يجد نفسه يجني سلبيات ذلك - قد يشعر بأن اهتمامه بتنظيم وقته عديم الفائدة. أستطيع أن أقول أن تحديد المهام والأهداف لا يكفي بل يتوجب معرفة إلى أي مدى تعتبر هذه المهام مهمة أو عاجلة، هذان المعياران هما أهم مقياسان يمكن للشخص تطبيقهما على كل مهمة يود تنفيذها .21. رتب أشيائك
تنظيم الوقت يسبقه تنظيم وترتيب للأشياء والمقتنيات وغيرها من الأمور المتعلقة بالمهام والأهداف، فتنظيم الملفات الشخصية مثلاً يساعد الشخص على إنجاز الإجراءات التي يحتاجها، وكذلك ترتيب الملفات الإلكترونية والتطبيقات في جهاز الحاسب الآلي والجوال يجعل من تأدية المهام مهمة أسهل وأكثر جودة.22. توقف للتقييم والمراجعة
أكاد أجزم أن المشكلة الأساسية في انخفاض مستوى إنتاجية الكثير من الناس هي أنهم يبذلون الجهد في بداية السنة مثلاً، أو في أي تاريخ له قيمة في حياتهم أو بعد أي حدث له تأثيرهم عليهم، ويضعون أهدافاً ومهام، ثم يبدؤون في التنفيذ لفترة معينة ثم يتوقفون تدريجياً حتى الوقوف التام! مشكلتهم الأساسية هي الاستمرارية، وأعتقد أن السبب الأساسي في عدم الاستمرار هو أنهم لا يتوقفون مرة واحدة في الأسبوع لكي يراجعوا ما حققوه وما لم يحققوه .بدون فترات التوقف هذه لا يمكن للشخص الاستمرار بالشكل الجيد والمرغوب، وهي ليست فقط للمراجعة والتقييم بل للاحتفاء والاستمتاع والامتنان أيضاً بأي هدف تم تحقيقه
انتهى